Jak przy pomocy analizy projektowej oszczędziliśmy klientowi ponad 50 000 zł? (Case study)

Adam Mucha
10 min
Kobieta trzymająca banknoty amerykańskie, które demonstrują z jaką łatwością zaoszczędziliśmy kupę pieniędzy dla naszego klienta dzięki przygotowaniu analizy projektowej.

Czas na temat bliski nam wszystkim, czyli: pieniądze. Jak obniżyć koszty postawienia platformy? Czy próba cięcia kosztów deweloperskich ma w ogóle sens? W jaki sposób można zaoszczędzić pieniądze i czas przy tworzeniu nowej platformy, bez strat jakościowych?

źródło: Giphy

Prosta odpowiedź jest zawsze najlepsza: planowanie, planowanie i jeszcze raz PLANOWANIE.

A konkretnie: analiza projektowa.

Czym jest analiza projektowa?

Analiza projektowa jest dla agencji tym, czym są plany dla architekta i wykonawcy, albo przepis dla kucharza. Jest niezbędna do jak najszybszego wykonania projektu, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów i minimalizacji błędów — żadne inne rozwiązanie nie zapewnia spełnienia tych trzech elementów jednocześnie. 

We FROGRIOT każdy większy projekt aplikacji czy platformy internetowej poprzedzamy wykonaniem analizy projektowej. Analiza stanowi podstawę do wyceny lub estymacji działań (niezależnie, czy mówimy tutaj o rozliczeniu w modelu Time&Material, czy Fixed) oraz jest dokumentacją wykonawczą dla przyszłego Wykonawcy, ponieważ w praktyce jest… bardzo szczegółowym, przekrojowym opisem całej platformy. 

Dla ciekawskich: analiza projektowa zawiera informacje o zakresie projektu oraz jego funkcjonalnościach; aspektach technicznych i technologicznych; architekturze systemu; wymaganiach graficznych, a także UX-owych; makietach; opisie systemu obsługi (CMS, CRM lub inny); wymaganiach SEO; tworzeniu, i populacji treści; wersjach językowych — i wielu innych aspektach. 

Podejście naszych potencjalnych klientów jest różne — od zrozumienia czy nawet wyrażenia wprost takiej potrzeby, po negowanie i traktowanie takiej analizy jako element niepotrzebnych kosztów — widzieliśmy już wszystko.

Ten wpis będzie jednak o historii tego, jak taka analiza może zaoszczędzić olbrzymich wydatków, które — jak wiadomo — są w stanie zagrozić całemu przedsięwzięciu (zwłaszcza we wstępnej fazie istnienia projektu).

Przedstawiamy Wam: platformę Book of Art

Klient, jakim jest właściciel projektu Book of Art, przyszedł do nas z pomysłem na aplikację, samodzielnie wykonanymi wstępnymi makietami oraz szeregiem wymagań, wśród których kluczowe dla tego wpisu będzie wykonanie 4 wersji językowych platformy: polskiej, angielskiej, francuskiej i rosyjskiej. Ale zacznijmy od początku: czym właściwie jest Book of Art?

Book of Art to platforma internetowa działająca w modelu multi-vendor marketplace: zarejestrowani użytkownicy mogą handlować dodawanymi przez siebie produktami (w tym przypadku są dzieła sztuki). 

Parafrazując: jest to pośrednik sztuki online — roboczo nazwijmy go galerią sztuki online — którą współtworzą fizyczne galerie sztuki oraz twórcy/artyści. Użytkownicy (po weryfikacji) mogą wystawiać swoje dzieła na sprzedaż i/lub je nabywać. Platforma wdrażana będzie w kilku krajach, stąd też w pierwotnym briefie (opisie zlecenia) Klient poprosił o 4 wersje językowe. 

W toku analizy i tworzenia dokumentacji projektowej kwestia językowa stawała się coraz bardziej istotna, żeby nie napisać: problematyczna. Język wpływa na wiele elementów, ale kluczowe z nich to: user experience (szczególnie podczas dodawania nowych dzieł na sprzedaż), jednorodność danych przy zachowaniu globalnego charakteru platformy oraz koszty, jakie należy ponieść przy produkcji wszelkich treści, a także rozwoju samej platformy — nie wspominając o blogu, marketingu czy mediach społecznościowych.

Do tematu usiedliśmy całym zespołem, bo co siedem głów, to nie jedna, ale bardzo szybko nasze myśli zgodnie zaczęły kierować się w stronę wykonania tylko jednej wersji językowej: angielskiej. 

Pozostała kwestia przekonania do tego klienta. 

źródło: Giphy

Aby tego dokonać, rozbiliśmy całość na trzy czynniki:

1. User Experience

Właściciel projektu chciał, aby użytkownicy wprowadzali opisy projektu w wybranym przez siebie języku. Z punktu widzenia użytkownika taki formularz z kilkoma wersjami językowymi był co najmniej problematyczny, a w części przypadków wręcz odwodził od jego wypełnienia. 

2. Jednorodność danych

Wprowadzone dane (np. bio artystów) w odpowiednich wersjach językowych byłyby problematyczne do prezentacji na platformie w przypadku niewypełnienia wszystkich z nich (np. rosyjskie teksty na polskiej wersji). Finalnie prowadziłoby to do złego odbioru i zagubienia potencjalnych kupujących.

3. Koszty tłumaczeń i rozwoju

Każda wersja językowa powiązana byłaby nie tylko z user generated content, ale również z treściami tworzonymi przez obsługę tej platformy. Tłumaczenie treści nie tylko podniosłoby koszty ich produkcji, ale również wydłużyło czas realizacji. Dodatkowo, kosztem samym w sobie byłoby przygotowanie oraz przyszły rozwój każdej funkcjonalności platformy.

Uzbrojeni w powyższe argumenty mogliśmy udać się już do klienta; zdecydowaliśmy się jednak pójść o krok dalej i sprawdzić temat również od strony samego biznesu. Kim są nasi potencjalni użytkownicy? Kto kupuje sztukę? 

Z globalnych raportów uznanych firm (m.in. The Art Market 2019 przygotowany przez Art Base i bank UBS oraz Hiscox online art trade report 2019 przygotowany przez uznaną brytyjską firmę konsultingowo-ubezpieczeniową) jasno wynika, że za wartość ok. 60% handlu sztuką odpowiadają Stany Zjednoczone oraz Wielka Brytania. Wniosek? Angielska wersja językowa będzie pełniła najważniejszą funkcję i najprawdopodobniej odpowiadała za ponad połowę zysków. To oznacza, że koszty, które Klient ponosiłby w związku z tłumaczeniem pozostałych wersji językowych mogłyby z łatwością przewyższyć zysk z danych państw.

Klient po zapoznaniu się z argumentacją przyznał nam rację i zdecydował się pozostać przy wersji anglojęzycznej. 

No, a gdzie te oszczędności?

I właśnie tutaj przechodzimy do sedna całego wpisu. 

Wykonanie analizy i podjęcie decyzji odnośnie tej jednej funkcjonalności zaoszczędziło klientowi ok. 500 roboczogodzin, co samo w sobie jest zyskiem wielokrotnie wyższym od kosztu samego wykonania analizy.

Dodatkowo, pojawiają się też wymierne oszczędności w postaci braku kosztów tłumaczeń, szybszego czasu produkcji platformy oraz łatwiejszego rozwoju w przyszłości. 

A teraz pomyślcie: z podobną pieczołowitością podeszliśmy do analizy KAŻDEGO elementu platformy. 

Analiza projektowa — niezbędny koszt zysk

Podczas rozpatrywania tylko jednego elementu platformy Book of Art pomogliśmy zaoszczędzić klientowi sporych wydatków, które zostały przeznaczone na inne działania. Analiza projektowa to nie tylko niezbędny element odpowiedzialnego projektowania; to także narzędzie służące optymalizacji kosztów. Bez analizy potencjalni wykonawcy mogliby wycenić 4 wersje językowe zgodnie z wymaganiami klienta, niepotrzebnie nadwyrężając jego budżet — i tak by się zapewne stało. 

A jak widać — można to było zrobić lepiej.

Jeżeli stoisz przed wyzwaniem stworzenia webaplikacji, aplikacji mobilnej lub platformy internetowej, to zapraszam do kontaktu -> hello@frogriot.com – z chęcią przedstawię zakres naszych działań oraz tego jak możemy Ci pomóc.